Politique de confidentialité du groupe Jiyujin

Notre engagement en matière de protection des données personnelles

Jiyujin Co., Ltd. et les sociétés de son groupe, filiales et sociétés affiliées, ci-après désignées ensemble « la Société », considèrent qu’en tant qu’organismes traitant des données personnelles, assurer une gestion appropriée et une protection rigoureuse des données confiées par leurs clients constitue une responsabilité sociale.
La Société estime également que rassurer ses clients par la protection de leurs données constitue l’un des principes fondamentaux de ses activités.
À cette fin, elle adopte la politique de protection des données personnelles ci-dessous et déclare mettre tout en œuvre pour l’appliquer.

Politique de protection des données personnelles

Consciente de l’importance de la protection des données personnelles, la Société met en œuvre les mesures suivantes. Elle ne collecte, n’utilise et ne communique ces données que dans la mesure nécessaire à la fourniture de ses services, à l’emploi de son personnel et à la gestion des ressources humaines.

La Société respecte les lois relatives aux données personnelles, les directives de l’État et les autres normes applicables.
La Société met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et des actions correctives pour prévenir les accès non autorisés, la perte, la destruction, l’altération et la divulgation de données personnelles.
La Société désigne un responsable de la gestion des données personnelles, investi de la responsabilité et de l’autorité nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du système de management de leur protection, afin d’en assurer une gestion appropriée.
Le système de management de la protection des données personnelles de la Société fait l’objet d’une amélioration continue par la formation, l’exploitation, l’audit et la révision.
La Société dispose d’un point de contact pour les demandes relatives aux données personnelles, notamment leur communication, rectification ou suppression, le refus de leur utilisation ou communication, ainsi que les réclamations et demandes de conseil. Elle y répond sous deux semaines.

Établie le 21 août 2005
Dernière révision : 1er avril 2022

Contact relatif aux données personnelles
Téléphone : 0120-988-852
E-mail : Formulaire de contact

Politique de confidentialité

Modalités de collecte des données personnelles
La Société collecte de manière appropriée les données personnelles de ses clients selon les modalités suivantes.
Collecte auprès de la personne concernée : directement par téléphone, télécopie, courrier, Internet ou en personne.
Collecte auprès d’une personne autorisée par la personne concernée : par l’intermédiaire de tiers, notamment agences de voyages, partenaires ou intermédiaires.
Collecte à partir de sources publiques : journaux, Internet, livres, etc.

Finalités de l’utilisation des données personnelles
Données collectées lors de l’inscription comme membre
Elles servent à vérifier l’identité de la personne pour lui permettre d’utiliser les services réservés aux membres.
Elles servent à expédier les produits de campagnes promotionnelles et à informer sur les campagnes, produits et services de la Société.
Elles peuvent servir à recruter des participants à des tests destinés à concevoir de meilleurs services et produits.

Données collectées lors de l’inscription à la lettre d’information
Elles servent à informer sur les campagnes, produits et services de la Société.
Elles peuvent servir à recruter des participants à des tests destinés à concevoir de meilleurs services et produits.

Données collectées lors d’une demande de catalogue ou de documentation
Elles servent à envoyer les documents et catalogues demandés.
Elles servent à informer sur les campagnes, produits et services de la Société.
Elles peuvent servir à recruter des participants à des tests destinés à concevoir de meilleurs services et produits.

Données collectées lors de la réservation ou de l’utilisation d’un établissement
Elles servent à fournir les services liés à l’exploitation des hébergements, restaurants et autres établissements de la Société.
Elles servent à informer sur ses campagnes, produits et services.
Elles peuvent servir à recruter des participants à des tests destinés à concevoir de meilleurs services et produits.

Données collectées lors d’une vente de produits
Elles servent à livrer les produits achetés et à en facturer le prix aux clients.
Elles servent à envoyer par e-mail des informations sur les produits.
Elles peuvent servir à recruter des participants à des tests destinés à concevoir de meilleurs services et produits.

Données collectées dans le cadre des activités de centre d’appels
Elles servent à répondre aux questions et demandes de renseignements.
Elles servent à fournir les services liés à l’exploitation des hébergements, restaurants et autres établissements.
Elles servent à livrer les produits achetés et à en facturer le prix aux clients.
Elles servent à livrer les produits demandés. Elles ne sont utilisées à aucune autre fin excédant le cadre du contrat conclu avec le client donneur d’ordre.

Données collectées lors d’une prise de contact
Elles servent à répondre aux questions et aux demandes.

Données collectées au moyen de questionnaires
Elles servent à envoyer les cadeaux.
Les réponses servent d’informations pour la réalisation de magazines, sans utilisation des données personnelles.

Données collectées lors de prises de vues
Elles servent à la publication dans des magazines et brochures.
Elles servent à la publication sur des sites Internet et réseaux sociaux.

Données personnelles des actionnaires
Exercice des droits et obligations prévus par la loi japonaise sur les sociétés.
Accomplissement des procédures selon les critères prévus par la législation.
Réponse aux demandes de renseignements.

Données personnelles des candidats à un emploi dans la Société
Procédures de recrutement.
Réponse aux demandes de renseignements.

Données personnelles des salariés
Gestion des ressources humaines.
Gestion des salaires.
Formalités d’assurance chômage et de sécurité sociale.
Réponse aux demandes de renseignements.

Mesures de sécurité des données personnelles
La Société applique rigoureusement les mesures suivantes à la gestion des informations communiquées par ses clients.

Exactitude des informations
La Société s’efforce de maintenir les informations communiquées par ses clients exactes et à jour.
Mesures de sécurité
Pour la gestion organisationnelle des données personnelles, la Société définit strictement les modalités de traitement dans ses règles internes et veille à leur application.
Supervision du personnel
La Société veille à l’application rigoureuse de ses règles de traitement des données personnelles conformément à son règlement interne.
Supervision des prestataires
Lorsqu’elle externalise un traitement de données personnelles, la Société ne le confie qu’à des prestataires satisfaisant aux exigences de ses règles et assure une gestion appropriée.

Communication des données personnelles à des tiers
Sauf dispositions légales ou demande fondée sur une procédure judiciaire, la Société ne communique pas de données personnelles à un tiers sans l’accord de la personne concernée.

Utilisation partagée
Afin de proposer les services intégrés du groupe Jiyujin, la Société peut partager, dans les limites des finalités annoncées, les données personnelles confiées lors de l’inscription comme membre, de l’utilisation d’un établissement ou de l’achat d’un produit.

Entités participant à l’utilisation partagée
Jiyujin Co., Ltd., Koyanagi Co., Ltd. et Jiyujin no Kurashi Co., Ltd.

Données utilisées en commun
Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, date de naissance, employeur, nationalité, numéro de passeport, identifiant de réseau social, historique des séjours et des achats, contenu des demandes de renseignements.

Finalités
Jiyujin Co., Ltd. et Koyanagi Co., Ltd. utilisent ces informations pour fournir les services liés à l’exploitation des hébergements, restaurants et autres établissements. Elles utilisent également les informations collectées par Jiyujin no Kurashi Co., Ltd. pour présenter leurs services et réaliser des enquêtes.
Jiyujin no Kurashi Co., Ltd. les utilise pour informer sur ses services de vente à distance, ses livres et ses nouveaux produits.

La Société partage les données personnelles confiées lors de l’utilisation des établissements suivants selon les modalités ci-dessous.

Établissement concerné par l’utilisation partagée
Hakone Honbako

Entités participant à l’utilisation partagée
Jiyujin Co., Ltd. et ASHIKARI Co., Ltd.

Données utilisées en commun
Pour les clients de Hakone Honbako : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, date de naissance, employeur, nationalité, numéro de passeport, identifiant de réseau social, historique des séjours et des achats, données de facturation.

Finalités
Fourniture des services d’hébergement, de restauration et autres services de Hakone Honbako, ainsi que des activités connexes.

Responsable de la gestion
Jiyujin Co., Ltd.

Établissement concerné par l’utilisation partagée
Kō Otsu Hyakucho

Entités participant à l’utilisation partagée
Jiyujin Co., Ltd. et Ki no Ie Senmonten Taniguchi Kōmuten Co., Ltd.

Données utilisées en commun
Pour les clients de Kō Otsu Hyakucho : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, date de naissance, employeur, nationalité, numéro de passeport, identifiant de réseau social, historique des séjours et des achats, données de facturation.

Finalités
Fourniture des services d’hébergement, de restauration et autres services de Kō Otsu Hyakucho, ainsi que des activités connexes.

Responsable de la gestion
Jiyujin Co., Ltd.

Sous-traitance des données personnelles
La Société peut confier des données personnelles à des prestataires ayant conclu avec elle un accord de confidentialité et appliquant des mesures de protection comparables aux siennes, uniquement pour leur permettre d’exécuter la mission confiée dans les limites des finalités décrites ci-dessus.

Caractère facultatif de la communication des données personnelles
La communication de données personnelles à la Société est facultative. Toutefois, si les informations sont incomplètes, erronées ou non communiquées, les services souhaités peuvent ne pas pouvoir être fournis.

Demandes relatives aux données personnelles
Pour demander la notification des finalités d’utilisation, la communication, la rectification ou la suppression de données, ou le refus de leur utilisation ou communication, demandez par téléphone le formulaire de demande correspondant. Envoyez-le ensuite par courrier à l’adresse ci-dessous, accompagné des justificatifs et frais requis. Avant de présenter votre demande, prenez impérativement connaissance de la rubrique relative au traitement des données personnelles dans le cadre de ces demandes, figurant sur le formulaire.

Frais
Toute demande de notification des finalités d’utilisation ou de communication de données personnelles entraîne des frais de 540 yens, taxe comprise.
Lors de l’envoi du formulaire, joignez des timbres ou un mandat postal à montant fixe d’une valeur de 540 yens. Si les frais sont insuffisants, nous vous en informerons.
Si le paiement n’est pas effectué dans la semaine suivant cette notification, la demande sera considérée comme non valable.

Adresse postale
1012-1 Ōtsuki, Minamiuonuma, Niigata 949-6614, Japon
Téléphone : 0120-988-852
À l’attention de Yōko Fujimoto, responsable de la protection des données personnelles

Informations ne permettant pas d’identifier directement une personne
Le site de la Société collecte automatiquement des informations telles que le nom de domaine Internet, l’adresse IP et l’environnement de navigation.

Cookies
Un cookie est un fichier texte envoyé et enregistré dans votre navigateur lorsque vous consultez un site Internet. Lors d’une visite ultérieure sur le même site, ces données permettent une utilisation plus efficace.
Vous pouvez désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur.

Adresses IP
Lorsque vous consultez le site de la Société, votre adresse IP, une suite de chiffres permettant de distinguer les serveurs sur Internet, est enregistrée dans les journaux. Ces données sont conservées pour la maintenance et la gestion du serveur hébergeant notre site. En général, il n’est toutefois pas facile d’identifier une personne à partir de sa seule adresse IP. Les adresses IP et noms de domaine enregistrés sur notre site ne sont pas communiqués à des tiers extérieurs.

Journaux d’accès
Notre site enregistre automatiquement des informations de consultation sous forme de journaux d’accès : nom de domaine, adresse IP, type de navigateur, date et heure de la visite, notamment. Ils ne contiennent pas d’informations permettant d’identifier une personne. Ils sont utilisés uniquement pour la maintenance du site et l’analyse statistique de son utilisation, à l’exclusion de toute autre finalité.

Google Analytics
Notre site utilise le service Google Analytics de Google pour analyser sa fréquentation. Google Analytics utilise les cookies émis par la Société pour collecter, enregistrer et analyser l’historique des visites. La Société reçoit les résultats d’analyse de Google afin de comprendre la fréquentation de son site.

Contact relatif aux données personnelles
Pour toute question sur le traitement des données personnelles par la Société, contactez le service ci-dessous par téléphone ou e-mail.

Jiyujin Co., Ltd.
Téléphone : 0120-988-852
E-mail : Formulaire de contact

Établie le 21 août 2005
Dernière révision : 1er avril 2022